• OKCPS Families & Staff, 

    As the state of Oklahoma and our community begin the process of reopening, OKCPS will be taking slow and deliberate steps to bring our employees back to work in an effort to complete the work of the 2019-20 school year and look toward the future.

    We know many of our employees are excited to return and our students and families are anxious to retrieve personal items and to return district property which may still be at home. 

    Please note that OKCPS will plan to respond in a flexible way to varying levels of disease transmission in the community and will be prepared to refine our response plans as needed. Local conditions and advice from public health officials will influence the decisions that are made regarding district-level strategies, including when we will proceed with retrieve/return efforts and when OKCPS will fully return to normal operations.



    12-Month Employees Return to Work Phases

    Phase 1: Beginning June 15, 2020 - Office-based departments will work two (2) days in office and three (3) days from home. Office-based department supervisors will determine staggered staff scheduling when the time comes. Offices will remain closed to the public.

    From May 18 - June 12, employees will continue to work remotely or as directed by a supervisor.

    Phase 2: June 29, 2020 - All departments shall report as normal but will not be allowed to enter common areas. Buildings will re-open to the public by appointment ONLY.

    Phase 3: July 14, 2020 - All departments and employees shall report as normal. Buildings will also re-open to the public.
    Employees shall maintain social distancing at all times and follow all public health guidelines. See "Social Distancing Guidelines for End of School Year" guidelines for staff attached below. Additional details and guidelines will be provided by the department supervisors prior to Phase 1.



    Teachers


    Building administrators will schedule teachers to retrieve their personal items, pack and label student items into bags, and complete the teacher check-out process starting Monday, May 18th, 2020.
     

     
    Nurses 

    On May 21 & 22, school nurses will be on-site to package medication for return to parents during pick-up times on May 26-29. (see details below)
     
    Nurses will also collect all student data documents from locked cabinets, dispose of outdated medications, and label clinic items for return to the clinic after cleaning.



    STEAM Rooms

    Site STEAM Innovators will schedule a specific time with their principal to complete room inventory and closing procedures using the STEAM Room Inventory and Closing Guidelines.



    Technology from Teachers

    As in years past, all staff members may turn in their technology devices, keys, and badges to their principal/manager. These items will be labeled and picked up by IT on their next visit. Instructions for Principals and their chosen designees on how to process equipment can be found in the OKCPS Laptop Return Procedure: SY19-20 document. 


    Item Return from Students
    *All schools will be open daily from May 26 - 29, 2020

    Time
    Elementary Schools
    Middle Schools
    High Schools
    8:30 am
    Grade 4
    Grade 8
    Grade 9
    10:30 am
    Grade 3
    Grade 7
    Grade 10
    12:30 pm
    Grade 2
    Grade 6
    Grade11
    1:30 pm
    Grade 1, K, & PreK
    Grade 5
    Grade 12

    If families have more than one student at a school site, they should choose one specific time to return/retrieve all items for their students. No need for multiple trips to the same site.




    Library Books & Textbooks

    All Grades

    Librarians may return to work on May 14th or 15th to create a system for safely collecting library books, materials, and textbooks within the school. 



    Athletic Uniforms, & Equipment

    Middle & High School ONLY

    Students need to label clean uniforms in a bag with their name, grade, and indicate which sport.

    Staff should be prepared to provide extra bags if students need one and should label it with the proper information on the outside.



    Band, Orchestra, Guitar, Dance 

    Middle & High School ONLY
      
    Instructors will communicate with students to ensure instrument cases and clean band/dance uniforms are labeled properly with their name and grade included.

    Staff should be prepared to provide extra bags if students need one for uniforms and should label it with the proper information on the outside.



    Technology Equipment / Devices

    Students who are not returning to OKCPS may return technology equipment to the school where they are enrolled. The Library Media Specialist will check-in.



    Student Personal Item Retrieval

    Schools should have a very limited number of staff members working on these days to assist families.

    Schools should ask students and families to wait in their vehicles in the student pick-up/drop-off area in front of the building.

    All items from student desks & lockers will be placed in plastic bags beforehand and brought outside by a school employee to be given to families.


    If you have questions about this process, please reach out to your school principal or to your supervisor. 

    Many thanks for your flexibility and patience as we continue to work through these challenges together. This process is another important step as we close out the 2019-20 school year and move toward our new normal for the fall. I'm very proud of how the OKCPS family has worked together over the last few months to keep our families and each other safe while remaining focused on what's best for kids.
     

    We're making progress, folks. Hang in there!
     
    Sincerely,
    Dr. Sean McDaniel
    Superintendent of Schools 


    Familias y personal de OKCPS,

    A medida que el estado de Oklahoma y nuestra comunidad comiencen el proceso de reapertura, OKCPS tomará medidas lentas e intencionales para que nuestros empleados vuelvan a trabajar y completen el trabajo del año escolar 2019-20 mientras miramos hacia el futuro.

    Sabemos que muchos de nuestros empleados están emocionados por regresar y nuestros estudiantes y sus familias están ansiosos por recuperar objetos personales y devolver los artículos que son propiedad del distrito que todavía puedan tener en sus casas.

    Tenga en cuenta que OKCPS planificará responder de manera flexible a los diferentes niveles de transmisión de enfermedades en la comunidad y estará preparado para refinar nuestros planes de respuesta según sea necesario. Las condiciones locales y el asesoramiento de los funcionarios de salud pública influirán en las decisiones que se tomen con respecto a las estrategias a nivel del distrito, incluyendo cuándo procederemos con los esfuerzos de recuperación y devolución de artículos y cuándo OKCPS volverá a sus operaciones normales.



    Empleados de 12 Meses - Fases para regresar a las oficinas

    Fase 1: 15 de Junio de 2020 - Los departamentos basados ​​en oficinas trabajarán dos (2) días en la oficina y tres (3) días desde casa. Los supervisores de departamentos basados ​​en la oficinas determinarán la programación escalonada del personal cuando llegue el momento. Las oficinas permanecerán cerradas al público.

    Desde el 18 de Mayo hasta el 12 de Junio, los empleados continuarán trabajando de manera remota o como lo indiquen sus supervisores. 

    Fase 2: 29 de Junio de 2020 - Todos los departamentos deberán presentarse de manera normal, pero no se les permitirá ingresar a las áreas comunes. Los edificios se volverán a abrir al público SOLO con cita previa.

    Fase 3: 14 de Julio de 2020 -  Todos los departamentos y empleados deberán presentarse de manera normal. Los edificios también se volverán a abrir al público.

    Los empleados deberán mantener el distanciamiento social en todo momento y seguir todas las pautas de salud pública. Consulte las "Pautas de distancia social para el final del año escolar" (Social Distancing Guidelines for End of School Year, en inglés) para el personal adjunto a continuación. Los supervisores de los departamentos proporcionarán detalles y pautas adicionales antes de la Fase 1.



    Maestros
     

    Los administradores del edificio programarán a los maestros para que recuperen sus artículos personales, empaqueten y etiqueten los artículos de los estudiantes en bolsas, y completen el proceso de salida de maestros a partir del lunes 18 de mayo de 2020.



    Enfermeras

    Los días 21 y 22 de mayo, las enfermeras escolares estarán en las escuelas para empaquetar los medicamentos y devolverlos a los padres durante los horarios de recogida del 26 al 29 de mayo. (vea los detalles abajo)

    Las enfermeras también recopilarán todos los documentos con datos de los estudiantes de los gabinetes cerrados, eliminarán los medicamentos vencidos y etiquetarán los artículos de la clínica para devolverlos a la clínica después de limpiar.



    Salones STEAM

    Los innovadores de salones STEAM de las escuelas programarán un horario específico con su director para completar el inventario del salón y los procedimientos de cierre utilizando el Inventario y las Pautas de cierre de STEAM.



    Tecnología de Maestros

    Como en años anteriores, todos los miembros del personal pueden entregar sus dispositivos tecnológicos, llaves e insignias a su director / gerente. Estos artículos serán etiquetados y recogidos por el departamento de Tecnología de la Información en su próxima visita. Las instrucciones para los directores y sus representantes elegidos sobre cómo procesar los equipos se pueden encontrar en este documento. Procedimiento de devolución del electrónicos portátiles OKCPS: Año 19-20



    Artículos que deben regresar los estudiantes

    *Todas las escuelas estarán abiertas del 26 - 29 de Mayo de 2020

    Hora

    Escuelas Primarias

    Escuelas Secundarias

    Preparatorias

    8:30am

    4° Grado

    8° Grado

    9° Grado

    10:30am

    3° Grado

    7° Grado

    10° Grado

    12:30pm

    2° Grado

    6° Grado

    11° Grado

    1:30pm

    1° Grado, Kínder y Pre-Kínder

    5° Grado

    12° Grado

    Si las familias tienen más de un estudiante en una escuela, deben elegir un sólo momento específico para devolver/recuperar todos los artículos para sus estudiantes. No es necesario realizar múltiples viajes a la misma escuela.



    Libros de biblioteca y libros de texto
    Todos los Grados

    Los bibliotecarios pueden regresar a trabajar el 14 o 15 de mayo para crear un sistema para recolectar de manera segura libros, materiales y libros de texto dentro de la escuela.



    Uniformes y equipos deportivos
    SOLO Secundarias y Preparatorias

    Los estudiantes deben colocar sus uniformes limpios en una bolsa y etiquetarlos con su nombre, grado e indicar para qué deporte es el uniforme. 

    El personal debe estar preparado para proporcionar bolsas adicionales si los estudiantes necesitan una y debe etiquetarla con la información adecuada en el exterior.



    Banda, orquesta, guitarra, danza
    SOLO Secundarias y Preparatorias

    Los instructores se comunicarán con los estudiantes para garantizar que las cajas de instrumentos y los uniformes limpios de banda / danza estén etiquetados correctamente con su nombre y grado incluidos.

    El personal debe estar preparado para proporcionar bolsas adicionales si los estudiantes necesitan una para uniformes y debe etiquetarla con la información adecuada en el exterior.



    Aparatos y Equipos de Tecnología

    Los estudiantes que no regresarán a OKCPS pueden devolver equipos tecnológicos a la escuela donde están inscritos. El especialista en medios de la biblioteca lo registrará.



    Recogida de artículos personales de estudiantes

    Las escuelas deben pedirles a los estudiantes y a las familias que esperen en sus vehículos en el área donde dejan/recogen a sus estudiantes frente al edificio.

    Todos los artículos de los escritorios y casilleros de los estudiantes se colocarán de antemano en bolsas de plástico y un empleado de la escuela los llevará afuera para que los entreguen a las familias.



    Si tiene preguntas sobre este proceso, comuníquese con el director de su escuela o con su supervisor.

    Muchas gracias por su flexibilidad y paciencia mientras continuamos trabajando juntos en estos desafíos. Este proceso es otro paso importante a medida que cerramos el año escolar 2019-2020 y avanzamos hacia nuestra nueva normalidad para el otoño. Estoy muy orgulloso de cómo la familia OKCPS ha trabajado en conjunto durante los últimos meses para mantener a nuestras familias y a los demás seguros mientras nos mantenemos enfocados en lo que es mejor para los niños.

    Estamos progresando, amigos. ¡Aguanten un poco más!

    Atentamente,

    Dr. Sean McDaniel
    Superintendent of Schools